Outsourcing de Impressão

Assim como em todas as áreas de TI, o mercado de impressão está cada vez mais repleto de opções: sejam players, equipamentos ou modelos. Mas como se destacar neste segmento e, principalmente, o que proporcionar de diferente aos clientes?

A resposta é traduzir em serviços as necessidades de impressão, ou seja, buscar atividades que agreguem valor aos negócios de forma que as escolhas não se resumam ao preço, mas sim no bom monitoramento de impressões combinado, consequentemente, com custos ideais e viáveis.

Diante desta nova necessidade do mercado é que os provedores de serviços de impressão gerenciada (outsourcing de impressão) se vêm cada vez mais desafiados. Os profissionais devem entender quais são as expectativas do cliente e superá-las.

O bom gerenciamento do outsourcing de impressão dependerá da capacidade de administrar os ativos, visando atender a um determinado SLA (service level agreement) e ainda converter as soluções baseadas em software, hardware e recursos de mão de obra estratégica em otimização de custos.

Com isso, as alternativas devem ir “Além da impressão”, permitindo o acesso a novas tecnologias, com o objetivo de aumentar a capacidade de crescimento da empresa. Os provedores de impressão gerenciada, também conhecida como Managed Print Service ou MPS, serão bem sucedidos ao se atentarem às seguintes necessidades:

• Garantir o crescimento sustentado das organizações com soluções que evitem o aumento de despesas. Pagar pouco pelo que não se usa é pagar muito!
• Monitorar estrategicamente o serviço, evitando possíveis falhas para que as atividades tenham qualidade, sem interrupções.
• Ter a garantia de escalabilidade e atendimento ao crescimento do negócio, com atualização e disponibilidade dos serviços, sem necessariamente aumentar o capital imobilizado. O cliente que utiliza as soluções precisa aumentar ou reduzir gastos para se adequar à realidade de seu setor, porém, sem alterar seus ativos de TI. Com isso, o outsourcing de impressão deve responder aos reajustes do mercado, ponto fundamental para a organização ter liquidez e reagir às oscilações de mercado.
• Garantir que a mão de obra terceirizada não se torne um “corpo estranho” ao negócio do cliente, permitindo, assim, que o quadro de funcionários do cliente se identifique com as soluções de impressão gerenciada. A troca de profissionais impacta negativamente nas expectativas de negócios diante do abandono de postos e perda do know-how das operações que estavam sendo trabalhadas.
• Disponibilizar relatórios detalhados sobre a performance dos serviços de impressão, para que o cliente possa acompanhar o andamento das ações, identificar possíveis desvios e planejar atividades.

Mediante a criação desta nova visão baseada em benefícios e soluções personalizadas, o outsourcing de impressão oferece três fatores importantes e atuais: sustentabilidade para reduzir o consumo de energia e de suprimentos de impressão; segurança nas impressões realizadas por pessoas autenticadas; e produtividade para planejar manutenções preventivas, selecionar qual o produto mais indicado para o cliente e investir em treinamento de profissionais, que saibam aproveitar todos os recursos que as práticas de impressão oferecem.

Portanto, o gerenciamento não se restringe aos recursos tecnológicos, mas também à gestão e ao planejamento que sai das quatro paredes dos provedores de serviços e chega até os profissionais “residentes” alocados com os clientes. Se bem realizado, todos ganham com o serviço de outsourcing, tanto a empresa provedora quanto as companhias, que visualizam os ganhos a partir da implementação e detalhamento dos projetos.